5 lưu ý không thể bỏ qua trong chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Rate this post

Một trong những phần quan trọng trong tổ chức sự kiện là lựa chọn địa điểm phù hợp. Đây là khó khăn thường gặp phải của người tổ chức, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện của bạn. Cần dựa vào một số yếu tố để chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất. 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện 

Mỗi một địa điểm cho thuê lại định một mức giá khác nhau. Không phải tất cả những nơi tốn nhiều chi phí là một nơi tốt hoặc ngược lại. Căn cứ vào khả năng của ngân sách và đặc điểm của sự kiện để lọc ra những địa điểm phù hợp nhất. 

Khi đưa ra số ngân sách chi cho việc thuê địa điểm cần căn cứ vào tổng ngân sách có được và dựa vào các khoản chi khác. 

Chọn vị trí phù hợp 

Bạn định chọn nơi diễn ra sự kiện ở đâu? Trong nhà hay ngoài trời? Đối với sự kiện dành cho doanh nghiệp thì nên chọn địa điểm có phạm vi gần với doanh nghiệp đó. Với sự kiện mang tính chất giải trí như một chuyến du lịch, chuyến nghỉ dưỡng cho nhân viên thì địa điểm tốt chất tốt nhất là khu vực ngoài trời như bãi biển, khu sinh thái,… 

Nói tóm lại, địa điểm phù hợp nhất khi nó thỏa mãn 2 yếu tố: tiện lợi cho khách mời, phù hợp với loại hình sự kiện. 

Một lưu ý quan trọng khác nữa trong chọn địa điểm tổ chức sự kiện là dựa vào không gian của nơi tổ chức đó. Chú ý 3 yếu tố: nội thất, kiến trúc không gian và trang trí. Tất cả các đặc điểm đó đều thích hợp với sự kiện sắp diễn ra. Ví dụ, với chương trình hội nghị hội thảo cần diễn ra trong không gian sang trọng, nơi phù hợp nhất là hội trường có máy chiếu, đầy đủ bàn ghế. 

 Đối với tiệc cuối năm thì cần chọn địa điểm có kiến trúc độc đáo, đẹp. Với hội chợ hoặc triển lãm thì nên chọn nơi rộng rãi, thoáng đãng bởi trong sự kiện bày trí nhiều gian hàng. 

Có các dịch vụ và tiện nghi đi kèm 

Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên xem xét các dịch vụ và những tiện nghi mà nơi tổ chức đó cung cấp. Một số sự kiện sẽ cần có thực đơn là hoa quả hoặc nhiều món ăn nhẹ. Căn cứ vào điều đó bạn nên chọn những địa điểm có nhà bếp để tiện lợi trong việc chế biến món ăn. 

Một điều khác là địa điểm đó nên có sẵn bàn ghế, khăn trải bàn để người tổ chức không phải thuê ngoài gây tốn thêm một khoản chi phí và mất nhiều công sức vận chuyển. 

Diện tích của địa điểm 

Căn cứ vào danh sách khách mời liệt kê ở phần lên kế hoạch cho sự kiện để chọn lựa địa điểm có diện tích phù hợp. Có những sự kiện lớn với tầm cỡ khách mời lên đến 500 người thì cần tìm nơi có sức chứa lớn tương đương như vậy. 

Đối với sự kiện như hội chợ, triển lãm thì không thể định lượng chính xác số khách mời. Vì vậy, đối với những sự kiện này thì nên chọn địa điểm ngoài trời hoặc trong hội trường rộng là phù hợp nhất. Càng nhiều người thì không gian càng phải thoáng đãng để không gây ra sự khó chịu cho khách mời. 

Trực tiếp khảo sát địa điểm 

Dù bạn tìm địa điểm tham khảo hay thông qua giới thiệu của người khác thì vẫn cần đến nơi đó để trực tiếp quan sát, xem xét xem nơi đó có phù hợp với sự kiện sắp diễn ra hay không. 

Một số vấn đề quan trọng cần chú ý khi khảo sát trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện là: 

  • Các trang thiết bị của dịch vụ như: âm thanh, sân khấu, thiết bị kỹ thuật, bàn ghế,… 

  • Xem xét bãi đỗ xe 

  • An ninh của khu vực,.. 

Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần rất quan trọng, nó quyết định đến thành công của chương trình. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ các lưu ý trên đây trước khi quyết định ký hợp đồng cho event sắp tới. 

  • CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 1
  • Địa chỉ trụ sở chính: LK 17-19(245) Khu đô thị mới Văn Khê, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Tp Hà Nội.
  • Văn phòng giao dịch : Chung cư Bắc Hà Tower ( C37 Bộ Công An ), 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Điện thoại: 09123.86.968 – 0904.69.68.89 — Email: info@azevent.vn

Có thể bạn quan tâm:

>>> Hồ sơ xem xét giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc là em ruột

>>>  Micro không dây hãng nào tốt nhất hiện nay?